Comment gérer les documents du territoire ?

Gardez au même endroit les documents de votre territoire (règlement intérieur, arrêtés, comptes-rendus, plans) et partagez-les avec vos membres. Les écrans les appellent « Domaines » et « Documents ». L'administrateur et les gestionnaires du territoire ont tous les droits sur les documents. Un actionnaire ou un membre n'en a aucun au départ : l'administrateur ou un gestionnaire lui donne les permissions **Voir les documents**, **Ajouter des documents**, **Modifier les documents** ou **Supprimer des documents**. ## Sur mobile ### Ouvrir les documents 1. Onglet **Domaines**, touchez le territoire. 2. Rubrique « Administration », touchez **Documents**. L'entrée n'apparaît qu'avec la permission **Voir les documents**. 3. Touchez un dossier pour voir ses documents. Le champ « Rechercher un document… » cherche dans les titres de tous les dossiers. ### Ouvrir ou télécharger un document 1. Touchez un dossier pour voir ses documents. 2. Touchez la ligne du document. Un menu s'ouvre. 3. Touchez **Ouvrir / télécharger**. ### Importer un document Il faut la permission **Modifier les documents** pour voir le bouton, et **Ajouter des documents** pour que l'envoi aboutisse. 1. Dans la liste des dossiers, touchez **Importer un document**. Dans un dossier ouvert, touchez **Importer dans ce dossier**. 2. Dans la feuille « Importer un document », touchez **Choisir un fichier**. 3. Vérifiez le **Titre**, obligatoire, et le **Dossier de destination**. 4. Touchez **Importer**. Le document apparaît dans le dossier. ### Créer un dossier Il faut la permission **Modifier les documents**. 1. En haut à droite de l'écran **Documents**, touchez l'icône de nouveau dossier (un dossier avec un +). 2. Dans la feuille « Nouveau dossier », saisissez le **Nom du dossier**, 80 caractères au plus. 3. Touchez **Créer**. ### Renommer ou supprimer un dossier Renommer demande la permission **Modifier les documents**, supprimer demande **Supprimer des documents**. Le dossier « Documents de chasse » ne se renomme pas et ne se supprime pas. 1. Dans la liste des dossiers, touchez les trois points à droite du dossier. Ils n'apparaissent que si vous avez au moins une de ces permissions. 2. Touchez **Renommer** ou **Supprimer**. 3. Pour renommer, saisissez le nouveau nom dans la feuille « Renommer le dossier », puis touchez **Enregistrer**. 4. Pour supprimer, touchez **Supprimer** dans « Confirmer la suppression ». Les documents du dossier sont supprimés avec lui, c'est définitif. ### Partager un document Il faut la permission **Modifier les documents**. 1. Dans un dossier, touchez la ligne du document. Un menu s'ouvre. 2. Touchez **Partager**. La feuille « Partager le document » s'ouvre. 3. Choisissez la **Visibilité** : **Privé** ou **Domaine**. 4. Pour un lien public, touchez **Générer un lien**. Une fenêtre « Créer un lien public ? » s'ouvre : elle rappelle que toute personne qui a le lien peut lire le document. Sur un document **Privé**, elle ajoute « même s'il est privé ». 5. Touchez **Créer le lien** pour confirmer, ou **Annuler** pour y renoncer. 6. Une fois le lien créé, touchez **Copier** ou **Partager**. 7. Pour arrêter le lien, touchez **Révoquer le lien**. ### Modifier ou déplacer un document Il faut la permission **Modifier les documents**. 1. Touchez la ligne du document. Un menu s'ouvre. 2. Pour changer le titre, le dossier ou la saison, touchez **Modifier**, changez le **Titre**, le **Dossier** ou la **Saison**, puis touchez **Enregistrer**. 3. Pour changer de dossier directement, touchez **Déplacer**. La feuille « Déplacer vers… » s'ouvre. 4. Touchez le dossier de destination. Le document est déplacé tout de suite, sans validation. ### Supprimer un document Il faut la permission **Supprimer des documents**. 1. Touchez la ligne du document. Un menu s'ouvre. 2. Touchez **Supprimer**. 3. Dans « Confirmer la suppression », touchez **Supprimer**. ## Sur le web ### Ouvrir les documents 1. Cliquez sur **Domaines**, puis ouvrez le territoire. 2. Dans le groupe « ADMINISTRATION » du menu de gauche, cliquez sur **Documents**. 3. L'onglet **Bibliothèque** s'ouvre. Cliquez sur un dossier pour voir ses documents. ### Ouvrir ou télécharger un document 1. Cliquez sur un dossier pour voir ses documents. 2. Sur la ligne du document, cliquez sur l'icône **Télécharger**. ### Importer un document Il faut la permission **Ajouter des documents**. 1. Cliquez sur **Importer un document**. 2. Dans la fenêtre « Importer un document », cliquez sur la zone **Choisir un fichier**, puis sélectionnez le fichier. 3. Le **Titre** est facultatif : sans titre, le nom du fichier est repris. Choisissez le **Dossier**. La **Saison** est facultative. 4. Cliquez sur **Importer**. Le message « Document importé » s'affiche. ### Créer un dossier Il faut la permission **Modifier les documents**. Le bouton **Nouveau dossier** s'affiche aussi avec **Ajouter des documents** seule, mais la création est alors refusée. 1. Dans la liste des dossiers, cliquez sur **Nouveau dossier**. 2. Saisissez le **Nom du dossier**. 3. Cliquez sur **Enregistrer**. ### Renommer ou supprimer un dossier Renommer demande la permission **Modifier les documents**, supprimer demande **Supprimer des documents**. 1. Dans la liste des dossiers, survolez le dossier, puis cliquez sur **⋮** (**Options**). 2. Cliquez sur **Renommer** ou sur **Supprimer**. 3. Pour renommer, modifiez le **Nom du dossier** dans la fenêtre « Renommer le dossier », puis cliquez sur **Enregistrer**. 4. Pour supprimer, confirmez dans la boîte de dialogue qui s'ouvre. Si le dossier contient des documents, le message précise leur nombre. Ils sont supprimés avec lui, c'est définitif. ### Partager un document Il faut la permission **Modifier les documents**. 1. Sur la ligne du document, cliquez sur l'icône **Partager**. Une fenêtre s'ouvre, intitulée « Partager » suivi du titre du document. 2. Choisissez la visibilité : **Domaine (tous les membres)** ou **Privé**. 3. Pour un lien public, cliquez sur **Générer un lien public**. Un encadré « Créer un lien public ? » s'affiche : il rappelle que toute personne qui a le lien peut lire le document. Sur un document **Privé**, il ajoute « même s'il est privé ». 4. Cliquez sur **Créer le lien** pour confirmer, ou sur **Annuler** pour y renoncer. 5. Une fois le lien créé, cliquez sur l'icône **Copier** à côté du lien. 6. Pour arrêter le lien, cliquez sur **Révoquer le lien**. ### Modifier un document Il faut la permission **Modifier les documents**. Le web ne propose pas de **Déplacer** : changez le **Dossier** ici. 1. Sur la ligne du document, cliquez sur l'icône **Modifier**. 2. Dans « Modifier le document », changez le **Titre**, le **Dossier** ou la **Saison**. 3. Cliquez sur **Enregistrer**. ### Supprimer un document Il faut la permission **Supprimer des documents**. 1. Sur la ligne du document, cliquez sur l'icône **Supprimer**. 2. Confirmez la suppression. ## Bon à savoir - Chaque fichier fait 25 Mo au plus, sur le web comme sur mobile. - Sur le web, les fichiers acceptés sont les PDF, les documents Word, Excel et PowerPoint, et les images. - Sur mobile, les fichiers acceptés sont les PDF, les images, Word, Excel et le texte brut. - Un nouveau territoire reçoit les dossiers « Général », « Comptes-rendus », « Réglementation & arrêtés », « Financier », « Plans de chasse », « Assurances », « Statuts & PV » et « Divers ». - Le dossier « Documents de chasse » est automatique : vous ne pouvez ni le renommer ni le supprimer. - Les documents rattachés à une chasse se modifient depuis la chasse. Dans la bibliothèque, vous pouvez seulement les ouvrir ou les télécharger. - Un document en visibilité **Domaine** est lu par les membres qui ont la permission **Voir les documents**. Un document **Privé** est lu par son créateur et par ceux qui peuvent gérer les documents. - Toute personne qui a le lien public peut ouvrir le document, sans compte, même si sa visibilité est **Privé**. Le lien reste valable jusqu'à ce que vous le révoquiez. - Sur un document **Privé** qui a un lien public, l'écran de partage rappelle que le lien reste lisible par toute personne qui l'a. Révoquez le lien pour lui retirer l'accès. - Le stockage dépend de la formule : 50 Mo pour Découverte, 2 Go pour Standard, 20 Go pour Premium. Voir [Les formules et les quotas](article:les-formules-et-les-quotas). - Sur le web, une jauge « Stockage » l'indique. - Sur mobile, la jauge s'appelle « Stockage utilisé ». - Un membre retiré du territoire ne peut plus lire, modifier ni supprimer les documents qu'il avait ajoutés. ## En cas de problème - « Je ne vois pas Documents » : vous n'avez pas la permission **Voir les documents**. Demandez-la à l'administrateur. - « Je ne vois pas Importer un document » (web) : il faut la permission **Ajouter des documents**. - « Je ne vois pas Importer un document » (mobile) : le bouton demande la permission **Modifier les documents**, et l'envoi demande **Ajouter des documents**. - « Je ne vois pas l'icône pour créer un dossier » (mobile) : elle demande la permission **Modifier les documents**. - « Je vois Nouveau dossier mais la création échoue » (web) : il faut la permission **Modifier les documents**. Le bouton s'affiche aussi avec **Ajouter des documents** seule. - « Je ne vois pas les trois points à côté d'un dossier » (mobile) : vous n'avez ni la permission **Modifier les documents** ni **Supprimer des documents**, ou c'est le dossier « Documents de chasse », qui n'a pas de gestion. - « Je ne vois pas Partager, Modifier ou Déplacer » : ces actions demandent la permission **Modifier les documents**. Pour un document rattaché à une chasse, elles n'existent pas. - « Je ne vois pas Supprimer » : cette action demande la permission **Supprimer des documents**. Pour un document rattaché à une chasse, elle n'existe pas. - « Espace de stockage plein : ce fichier dépasse les … Mo inclus dans la formule du territoire. Libérez de la place ou passez à une formule supérieure. » : le stockage de la formule est atteint. Supprimez des documents, ou changez de formule. - « Quota dépassé (… Mo). Passez à un plan supérieur pour plus d'espace. » (web) : même cause, détectée avant l'envoi. - « Ce fichier est trop lourd (… Mo). La taille maximale est de 25 Mo. » : réduisez le fichier ou découpez-le. - « Un lien de partage ne marche plus » : il a été révoqué. Générez-en un nouveau. - « Mon document est privé, mais des personnes extérieures le lisent » : un lien public est actif sur ce document. Ouvrez **Partager**, puis **Révoquer le lien**. ## Voir aussi - [Les formules et les quotas](article:les-formules-et-les-quotas) - [Les rôles et les permissions](article:les-roles-et-les-permissions) - [Comment gérer l'abonnement du territoire ?](article:comment-gerer-labonnement-du-territoire)