Comment gérer le budget et la trésorerie ?

Le budget enregistre les dépenses partagées entre membres et calcule qui doit combien. La trésorerie récapitule les paiements encaissés en ligne et sert à demander leur versement sur votre compte bancaire. Le budget et la trésorerie se consultent ou se gèrent avec les permissions **Voir le budget**, **Gérer le budget**, **Voir la trésorerie** et **Gérer la trésorerie**, que l'administrateur du territoire et les gestionnaires ont toujours. ## Sur mobile ### Suivre les dépenses partagées 1. Onglet **Domaines**, ouvrez le territoire, rubrique « Administration », touchez **Budget**. 2. En haut, des pastilles de saison : touchez celle qui vous intéresse, la saison en cours porte la mention « En cours ». Tout l'écran suit ce choix. 3. Le bloc vert donne le **Total des dépenses** de la saison affichée. 4. Dès qu'une dépense existe pour la saison, la rubrique « Ma balance » donne votre situation. **Balances** ouvre celle de chaque membre, **Remboursements** ouvre le plan de remboursement et reste grisé tant qu'aucun remboursement n'est à faire. Sans dépense, l'écran affiche « Aucune dépense pour cette saison. ». 5. Plus bas, la liste des dépenses se filtre par catégorie et se trie par date ou par montant. Avec la permission **Gérer le budget**, touchez une dépense pour la modifier. ### Ajouter une dépense Il faut la permission **Gérer le budget**. 1. Ouvrez le **Budget** du territoire, touchez **＋** en haut à droite. 2. Renseignez l'**Intitulé** et le **Montant (€)**, tous deux obligatoires. 3. Réglez la **Date**, la **Catégorie** et **Payé par**. Cette dernière liste propose l'administrateur, les gestionnaires et les actionnaires du territoire. 4. Au besoin, choisissez les **Exclusions (ne payent pas)** : les membres qui ne participent pas à cette dépense. 5. Touchez **Joindre une photo** pour ajouter un justificatif. 6. Touchez **Ajouter la dépense**. ### Modifier ou supprimer une dépense Il faut la permission **Gérer le budget**. 1. Onglet **Domaines**, ouvrez le territoire, rubrique « Administration », touchez **Budget**. 2. Touchez la dépense. La feuille « Modifier la dépense » s'ouvre. 3. Changez les champs voulus, puis touchez **Enregistrer**. 4. Pour supprimer la dépense, touchez l'icône corbeille de la feuille, puis **Supprimer** dans « Supprimer cette dépense ? ». ### Ouvrir la trésorerie 1. Onglet **Domaines**, ouvrez le territoire, rubrique « Administration », touchez **Trésorerie**. 2. En haut, le **Total collecté**, la part « Carte » et la part « Espèces » si elles ne sont pas nulles, le montant contesté s'il y en a, puis le montant **Disponible**. 3. La ligne **IBAN** affiche le compte enregistré, masqué. 4. **Historique des versements** liste les demandes du territoire et leur statut. 5. « Événements avec paiements » liste les chasses, avec leur total encaissé et, s'il y en a, leur montant disponible. ### Enregistrer l'IBAN Seuls l'administrateur et le trésorier peuvent le faire. 1. Dans la **Trésorerie** du territoire, touchez **Éditer** sur la ligne **IBAN**. 2. Dans la feuille « Coordonnées bancaires », saisissez l'**IBAN** et le **Titulaire**, tous deux obligatoires. Le **BIC** est facultatif. 3. Si votre compte a un mot de passe, saisissez-le dans **Votre mot de passe**. 4. Touchez **Enregistrer**. ### Demander un versement Il faut la permission **Gérer la trésorerie**. 1. Dans la **Trésorerie** du territoire, touchez une chasse dans « Événements avec paiements ». 2. Touchez **Demander un versement**. Le bouton reste grisé tant que rien n'est disponible pour cette chasse. 3. Vérifiez le **Montant à verser (€)** et le **Titulaire du compte**. 4. Si vous avez le droit de modifier l'IBAN, le champ **IBAN** (avec le **BIC**, facultatif) s'affiche aussi. Il est obligatoire tant qu'aucun IBAN n'est enregistré. 5. Touchez **Confirmer la demande**. ### Rembourser un participant Le remboursement se fait depuis les paiements de la chasse, pas depuis la trésorerie du territoire. Pour rembourser, il faut pouvoir modifier la chasse : en être le créateur, être administrateur ou gestionnaire du territoire, ou avoir la permission **Modifier tous les événements**. Les permissions **Gérer la trésorerie** et **Gérer le budget** ne suffisent pas. 1. Ouvrez la chasse, touchez **Gérer**, puis **Paiements**. 2. Dans l'historique, touchez **Rembourser** sur la ligne voulue. 3. Dans « Rembourser un paiement », choisissez le **Mode de remboursement** : **Carte**, **Espèces** ou **Virement**. La carte n'est pas proposée pour un règlement reçu en espèces. 4. Saisissez au besoin un **Motif (optionnel)** et, pour les espèces ou le virement, une **Note interne (optionnel)**. 5. Touchez **Confirmer le remboursement**. Un paiement déjà inclus dans un versement ne peut plus être remboursé : le bouton affiche « Versé ». ## Sur le web ### Suivre les dépenses partagées 1. Menu **Domaines**, ouvrez le territoire, puis le menu **Dépenses**. La page s'intitule « Budget ». 2. Dans l'en-tête du territoire, cliquez sur le bouton qui affiche la saison, par exemple « Saison 2026-2027 », et choisissez la saison voulue. La page n'affiche que les dépenses de la saison choisie. Ce bouton n'apparaît que sur un écran large. 3. Quand une autre saison que la saison en cours est affichée, le menu du bouton propose **↩ Revenir à la saison en cours**. 4. Triez la liste par **Date**, **Catégorie**, **Payeur** ou **Montant**, filtrez-la par catégorie. Le lien **Justificatif** ouvre la pièce jointe. 5. L'encart **Balances** donne votre situation : « Vous avez avancé plus que votre part. », « Vous devez de l'argent au groupe. » ou « Vous êtes à l'équilibre. ». 6. L'encart **Plan de remboursement** indique qui rembourse qui, ou affiche « Les comptes sont équilibrés. ». ### Ajouter une dépense Il faut la permission **Gérer le budget**. 1. Ouvrez le menu **Dépenses** du territoire. 2. Cliquez sur **Ajouter une dépense**, en haut à droite de la page. 3. Renseignez la **Date**, le **Montant**, le **Titre**, la **Catégorie** et **Payé par**. Cette dernière liste propose l'administrateur, les gestionnaires et les actionnaires du territoire. 4. Au besoin, ajoutez un **Justificatif** et cochez les **Exclusions (Ne payent pas)**. 5. Cliquez sur **Enregistrer**. ### Modifier ou supprimer une dépense Il faut la permission **Gérer le budget**. 1. Ouvrez le menu **Dépenses** du territoire. 2. Passez la souris sur la ligne de la dépense : une icône crayon et une icône corbeille apparaissent. 3. Cliquez sur le crayon pour modifier la dépense, puis sur **Enregistrer**. 4. Pour supprimer la dépense, cliquez sur la corbeille, puis sur **Confirmer** dans la fenêtre « Supprimer » (« Supprimer dépense ? »). ### Ouvrir la trésorerie 1. Menu **Domaines**, ouvrez le territoire, puis le menu **Paiements**. 2. Quatre indicateurs résument le territoire : **Collecté**, **Remboursé**, **Disponible** et **Versement en cours** (le montant des demandes en attente ou en cours). 3. **Historique des versements** liste les demandes du territoire et leur statut. 4. Plus bas, la section « Par événement » liste les chasses : chaque ligne donne le montant collecté, le nombre de paiements et le montant disponible. 5. Cliquez sur une chasse pour voir ses propres **Collecté**, **Remboursé** et **Disponible**. ### Enregistrer l'IBAN Seuls l'administrateur et le trésorier peuvent le faire. 1. Dans le menu **Paiements** du territoire, cliquez sur **Ajouter** ou **Modifier** à côté de l'IBAN. 2. Si votre compte a un mot de passe, le panneau « Confirmez votre mot de passe » s'affiche : saisissez-le, puis cliquez sur **Confirmer**. 3. Saisissez le **Titulaire du compte** et l'**IBAN**, puis retapez celui-ci dans **Confirmer l'IBAN**. Le copier-coller y est volontairement désactivé. 4. Le **BIC/SWIFT** est facultatif. 5. Cliquez sur **Enregistrer**. ### Demander un versement pour une chasse Il faut la permission **Gérer la trésorerie**. 1. Dans le menu **Paiements** du territoire, cliquez sur la chasse. 2. Cliquez sur **Demander le versement**. Le bouton est grisé tant que rien n'est disponible pour cette chasse. 3. Si aucun IBAN n'est enregistré et que vous avez le droit d'en saisir un, renseignez **Titulaire du compte**, **IBAN**, **Confirmer l'IBAN** et, au besoin, **BIC/SWIFT**, puis cliquez sur **Continuer**. 4. Vérifiez le **Montant à verser**, que vous pouvez modifier, et l'IBAN, puis cliquez sur **Confirmer la demande**. Autre chemin : dans le menu **Paiements** de la chasse, cliquez sur **Demander le versement**, qui s'affiche quand un montant est disponible. ### Demander un versement pour tout le territoire Il faut la permission **Gérer la trésorerie**. 1. Dans le menu **Paiements** du territoire, cliquez sur **Versement global**. Le bouton est grisé tant que rien n'est disponible pour le territoire. 2. Si aucun IBAN n'est enregistré et que vous avez le droit d'en saisir un, renseignez **Titulaire du compte**, **IBAN**, **Confirmer l'IBAN** et, au besoin, **BIC/SWIFT**, puis cliquez sur **Continuer**. 3. Vérifiez le **Montant à verser**, que vous pouvez modifier, et l'IBAN, puis cliquez sur **Confirmer la demande**. ### Rembourser un participant Le remboursement se fait depuis les paiements de la chasse, pas depuis la trésorerie du territoire. Pour rembourser, il faut pouvoir modifier la chasse : en être le créateur, être administrateur ou gestionnaire du territoire, ou avoir la permission **Modifier tous les événements**. Les permissions **Gérer la trésorerie** et **Gérer le budget** ne suffisent pas. 1. Ouvrez la chasse, puis le menu **Paiements**. 2. Cliquez sur **Rembourser** sur la ligne voulue. 3. Dans « Rembourser un paiement », choisissez le **Mode de remboursement** : **Carte**, **Espèces** ou **Virement**. La carte n'est pas proposée pour un règlement reçu en espèces. 4. Saisissez au besoin un **Motif (optionnel)** et, pour les espèces ou le virement, une **Note interne (optionnel)**. 5. Cliquez sur **Confirmer le remboursement**. Un paiement déjà inclus dans un versement ne peut plus être remboursé : à la place de **Rembourser**, la ligne affiche « Versé ». ## Bon à savoir - Le montant disponible ne compte que les paiements par carte non contestés : ceux qui ont réussi, et ceux que vous avez remboursés en espèces ou par virement. La commission est déduite, ainsi que les versements déjà demandés ou versés. Les espèces restent chez vous et ne sont jamais versées. - La commission de Mes Chasses sur les paiements par carte est de 2 % pour les trois formules. Le taux appliqué s'affiche sur le web, dans l'info-bulle de « Disponible au versement » de la chasse. - Un IBAN est nécessaire pour demander un versement. Si vous avez le droit de le modifier, vous pouvez le saisir dans la demande elle-même. La demande est traitée à la main par l'équipe Mes Chasses, sous 3 à 5 jours ouvrés. - Une demande passe par les statuts « En attente », « En cours », « Versé », « Virement rejeté » ou « Annulé ». La personne qui a fait la demande reçoit une notification à chaque changement. - Seuls l'administrateur et le trésorier (un actionnaire ou un membre ayant **Gérer la trésorerie**) peuvent modifier l'IBAN. Un gestionnaire ne le peut pas, l'écran lui affiche « Seul l'administrateur ou le trésorier peut modifier l'IBAN. ». - L'IBAN est vérifié à l'enregistrement : format, longueur selon le pays et clé de contrôle. - Le budget est séparé par saison. Une dépense est rangée dans la saison de sa date. - Les dépenses se partagent entre l'administrateur, les gestionnaires et les actionnaires actifs du territoire. ## En cas de problème - « Je ne vois pas Trésorerie » (mobile) : il vous manque la permission **Voir la trésorerie**. Demandez-la à l'administrateur du territoire. - « Je ne vois pas Paiements » (web) : il vous manque la permission **Voir la trésorerie**. Demandez-la à l'administrateur du territoire. - « Je ne vois pas Budget » (mobile) : il vous manque la permission **Voir le budget**. - « Je ne vois pas Dépenses » (web) : il vous manque la permission **Voir le budget**. - « Je ne vois pas ma dépense » : la saison affichée n'est pas celle de la date de la dépense. Changez de saison : sur mobile avec les pastilles du haut de l'écran, sur le web avec le bouton de saison de l'en-tête du territoire (écran large). - « Je ne peux pas ajouter ma dépense » (mobile) : le bouton **Ajouter la dépense** est grisé tant que l'**Intitulé** ou le **Montant (€)** est vide, ou que tous les membres sont cochés dans les exclusions. Renseignez les champs ou décochez un membre. - « Le montant est refusé » (mobile) : un message s'affiche sous le champ **Montant (€)** : « Montant invalide : saisissez un nombre, par exemple 12,50. », « Le montant doit être supérieur à 0 €. », « Le montant ne peut pas avoir plus de 2 décimales. » ou « Le montant est trop élevé. ». Corrigez le montant, puis touchez **Ajouter la dépense**. - « Je ne peux pas enregistrer ma dépense » (web) : le navigateur signale le champ concerné quand **Date**, **Montant** ou **Titre** est vide, ou quand le montant est à 0 ou a plus de 2 décimales. Corrigez-le, puis cliquez sur **Enregistrer**. Si le montant est trop grand, le message « Le montant est trop élevé. » s'affiche. - « Au moins un membre doit partager la dépense : on ne peut pas exclure tout le monde. » (mobile et web) : tous les membres sont cochés dans les exclusions. Décochez-en au moins un. - « Je ne peux pas modifier l'IBAN » : seuls l'administrateur et le trésorier le peuvent, pas un gestionnaire. - « Format IBAN invalide (attendu : 2 lettres pays + 2 chiffres + BBAN). », « Longueur IBAN invalide. », « L'IBAN FR doit contenir exactement 27 caractères (N saisis). » ou « Clé de contrôle IBAN incorrecte. Vérifiez votre saisie. » : l'IBAN n'a pas passé la vérification. Reprenez-le caractère par caractère. - « Aucun IBAN enregistré : le versement est impossible. » : aucun IBAN n'est enregistré et vous n'avez pas le droit d'en saisir un. Demandez-le à l'administrateur du territoire ou au trésorier. - « Les deux IBAN ne correspondent pas » (web) : la confirmation diffère de la saisie. Retapez-la, sans copier-coller. - « Virement rejeté » : la banque a refusé le virement. Vérifiez votre IBAN, puis refaites une demande. - « Je ne vois aucune chasse dans la trésorerie » : le territoire n'a aucune chasse. Une chasse sans paiement apparaît avec 0 €. - « Je ne vois pas Rembourser » : le bouton n'apparaît que pour un paiement réussi et non contesté. Un paiement déjà inclus dans un versement affiche « Versé » à la place de **Rembourser**, sur mobile comme sur le web, et ne peut plus être remboursé. Sur le web, un paiement contesté affiche « Contesté » à la place. Il faut aussi pouvoir modifier la chasse : en être le créateur, être administrateur ou gestionnaire du territoire, ou avoir la permission **Modifier tous les événements**. ## Voir aussi - [Comment configurer les paiements d'une chasse ?](article:comment-configurer-les-paiements-dune-chasse) - [Comment gérer les cotisations de votre territoire ?](article:comment-gerer-les-cotisations-de-votre-territoire) - [Comment payer ma participation ? (PAF)](article:comment-payer-ma-participation-paf) - [Les rôles et les permissions](article:les-roles-et-les-permissions)