Comment gérer le carnet des membres de votre territoire ?

Le carnet des membres réunit toutes les personnes rattachées à votre territoire, avec ou sans compte Mes Chasses, avec leurs papiers de chasse et leurs informations d'adhésion. Vous y tenez le registre de votre société ou de votre ACCA : qui est membre, qui est à jour de cotisation, quels documents sont renseignés, qui siège au bureau. Pour ouvrir le carnet, il faut la permission « Voir l'équipe » (sur le web, « Inviter des membres » suffit aussi). Créer, modifier, importer ou retirer des fiches est réservé à l'administrateur et aux gestionnaires. ## Sur mobile ### Ouvrir le carnet 1. Onglet **Domaines**, ouvrez le territoire. 2. Rubrique « Administration », touchez **Membres**. 3. La liste montre les membres actifs. Cherchez avec **Rechercher (nom, n°)**. 4. Touchez **Filtrer** pour combiner **Anciens membres**, **Avec compte**, **Membre du CA** et **À jour de cotisation** (ce dernier filtre n'apparaît que si les cotisations sont activées sur le territoire). Touchez **Trier** pour classer par **Nom**, **N°** ou **Fonction (CA)**. En haut de la liste, la carte « Code d'invitation » se copie d'un appui et se partage avec **Partager**. Les blocs « Demandes en attente » et « Doublons probables » s'affichent au-dessus de la liste quand il y a quelque chose à traiter. ### Ajouter une personne 1. Touchez l'icône d'ajout en haut à droite (silhouette avec un +). 2. Choisissez **Scanner la validation**, **Ajouter un membre** (fiche saisie à la main), **Depuis mon carnet** ou **Depuis les contacts du téléphone**. Avec **Depuis mon carnet**, les contacts qui ont un compte Mes Chasses rejoignent le territoire au niveau « membre ». Leur accès se règle ensuite sur leur fiche. Les contacts sans compte reçoivent le lien d'invitation par le partage du téléphone. Quand la limite de membres de la formule est atteinte, tous les contacts passent par ce partage. ### Traiter les demandes en attente Réservé à l'administrateur et aux gestionnaires. 1. Onglet **Domaines**, ouvrez le territoire, rubrique « Administration », touchez **Membres**. 2. Dans le bloc « Demandes en attente », en haut de la liste, touchez **Accepter** sur la carte de la personne pour l'accueillir. 3. Pour refuser, touchez la croix sur la carte de la personne, puis confirmez. ### Inviter une personne sans gérer le carnet Pour un membre qui a la permission « Inviter des membres » sans pouvoir gérer le carnet : l'icône d'ajout n'apparaît pas. 1. Onglet **Domaines**, ouvrez le territoire, rubrique « Administration », touchez **Membres**. 2. Pour donner le code, touchez la carte « Code d'invitation » pour le copier, ou **Partager**. 3. Pour inviter des contacts de votre carnet, touchez le menu « ⋯ » en haut à droite, puis **Inviter par email**. La feuille « Inviter des membres » s'ouvre. 4. Cochez les contacts, puis touchez **Inviter (2)** (le nombre suit votre choix). Le partage du téléphone s'ouvre avec le lien d'invitation : choisissez l'application d'envoi. ### Modifier la fiche d'un membre qui a un compte Mes Chasses 1. Touchez le membre pour ouvrir sa fiche, puis l'icône crayon en haut. 2. Choisissez son **Niveau d'accès** (Gestionnaire, Actionnaire ou Membre). Le changement s'applique tout de suite. 3. Dans la fiche, renseignez si besoin le **N° de membre**, **Membre du CA** et la **Fonction**. 4. Touchez **Enregistrer**. Son identité et son permis viennent de son compte et ne se modifient pas ici. **Membre actif** reste verrouillé tant que son compte est actif : pour en faire un ancien membre, retirez-le du territoire. ### Modifier la fiche d'un membre sans compte 1. Touchez le membre pour ouvrir sa fiche, puis l'icône crayon en haut. 2. Renseignez son identité et son permis. 3. Dans la fiche, renseignez le **N° de membre**, **Membre actif**, **Membre du CA** et la **Fonction**. 4. Touchez **Enregistrer**. Cette fiche n'a pas de **Niveau d'accès** : il n'existe que pour un membre qui a un compte. L'import d'une liste, l'export, l'impression, les actions sur plusieurs membres et les vues rapides se font sur le web. ## Sur le web ### Ouvrir le carnet 1. Menu **Domaines**, ouvrez votre territoire. 2. Dans la navigation, section Administration, ouvrez l'onglet **Membres**. 3. Au-dessus du tableau, les vues rapides affichent chacune leur nombre de personnes : **Tous** (les membres actifs), **Sans compte**, **Permis à compléter**, **Cotisations dues**, **CA** et **Anciens**. La recherche accepte un nom, un prénom ou un numéro. La vue **Cotisations dues** n'apparaît que si les cotisations sont activées sur le territoire. ### Ajouter des personnes Tout passe par le bouton **Ajouter**, en haut à droite. Son menu propose jusqu'à deux rubriques, selon vos droits : - « Ajouter au carnet » (**Créer une fiche**, **Scanner la validation**, **Importer une liste**) : pour l'administrateur et les gestionnaires. - « Inviter sur Mes Chasses » (**Inviter par email**, **Partager le code d'accès**) : pour qui a la permission « Inviter des membres ». Un membre qui a seulement « Inviter des membres » ne voit que la rubrique d'invitation. #### Créer une fiche 1. Cliquez sur **Ajouter**, puis sur **Créer une fiche**. 2. Renseignez la fiche, puis cliquez sur **Ajouter le membre**. #### Scanner la validation 1. Cliquez sur **Ajouter**, puis sur **Scanner la validation**. 2. Choisissez la photo ou le PDF de la validation. Le formulaire de fiche s'ouvre et se remplit seul. 3. Vérifiez la fiche, puis cliquez sur **Ajouter le membre**. #### Importer une liste 1. Cliquez sur **Ajouter**, puis sur **Importer une liste**. 2. Collez votre tableau dans la fenêtre. 3. Cliquez sur **Analyser**, puis sur **Confirmer**. L'en-tête attendu est `N°;Nom;Prénom;Email;Téléphone;Permis;IDGU;Validation;Assurance` : les colonnes sont reconnues par leur nom, dans n'importe quel ordre, et toute autre colonne est ignorée. Sans ligne d'en-tête, l'import utilise l'ancien format (Nom;Prénom;N°;Permis;Validation;Assurance;Email;Téléphone). Chaque fiche importée est créée active. Un IDGU mal formé (autre que 14 chiffres) est ignoré pour sa ligne ; une ligne dont le permis ou l'IDGU existe déjà dans le carnet est écartée. #### Inviter une personne 1. Cliquez sur **Ajouter**. 2. Dans la rubrique « Inviter sur Mes Chasses », cliquez sur **Inviter par email** ou sur **Partager le code d'accès**. ### La fiche d'un membre Cliquez sur un membre pour ouvrir sa fiche : Identité, Permis de chasse, Fonction au CA, Accès & permissions. Le bloc Permis de chasse n'est visible que pour l'administrateur et les gestionnaires, avec l'état du permis (« Valide », « Expire bientôt », « Expiré » ou « Validation à vérifier »). Cliquez sur **Modifier** pour renseigner le nom, le prénom, le n° de membre, le téléphone, le permis d'un membre sans compte, **Membre actif**, **Membre du CA** avec sa **Fonction au CA**, et un email facultatif dans la section « Cette personne possède-t-elle un compte ? ». Pour un membre qui a un compte Mes Chasses, son identité et son permis viennent de son compte et ne se modifient pas ici. La cotisation se règle dans l'onglet **Cotisations** ; la fiche en affiche le statut avec un lien **Voir dans Cotisations**. Le détail est dans [Comment gérer les cotisations de votre territoire ?](article:comment-gerer-les-cotisations-de-votre-territoire). ### Traiter les demandes et les invitations Quand quelqu'un demande à rejoindre le territoire, ou qu'une invitation attend encore une réponse, un bloc « À traiter » s'affiche en haut de la liste. Les demandes ne sont visibles que de l'administrateur et des gestionnaires, les invitations en attente que des personnes qui ont la permission « Inviter des membres ». Le bloc disparaît dès qu'il ne reste plus rien à traiter. 1. Pour une demande, cliquez sur **Accepter** ou sur **Refuser**. **Tout accepter** apparaît à partir de 2 demandes. 2. Pour une invitation qui attend une réponse, cliquez sur **Renvoyer** ou sur **Révoquer**. ### Agir sur plusieurs membres à la fois Cochez les membres voulus : une barre d'actions apparaît en bas de l'écran. - **Ajouter à une chasse** : inscrit la sélection à une chasse du territoire. - **Niveau d'accès…** : Gestionnaire, Actionnaire ou Membre. - **Statut…** : Actif ou Ancien. - **Retirer** : supprime les fiches sélectionnées du carnet, après confirmation. Un membre qui a un compte actif est ignoré quand vous choisissez **Statut…** puis Ancien, et par **Retirer** : il se retire du territoire depuis sa fiche, avec le bouton **Retirer du territoire**. Un message le rappelle. ### Ajouter un membre à une chasse L'administrateur et les gestionnaires peuvent inscrire des fiches du carnet à une chasse du territoire. 1. Dans la liste, cliquez sur le menu « ⋯ » à droite de la ligne du membre, puis sur **Ajouter à une chasse**. 2. Dans la fenêtre « Ajouter à une chasse », cherchez la chasse avec **Rechercher une chasse…** si besoin, puis cliquez sur la chasse voulue (par exemple « Battue du 14/09/2026 »). Un message récapitule le résultat, par exemple « 1 ajouté à la chasse. » Autre chemin : ouvrez la fiche du membre, puis cliquez sur **Ajouter à une chasse**. Si ce membre est déjà inscrit à la chasse choisie, le message est « Déjà inscrit à cette chasse. » et personne n'est ajouté une seconde fois. Si ce membre a un compte Mes Chasses mais aucune fiche dans le carnet, le message commence par « Compte sans fiche : impossible à ajouter » et personne n'est ajouté. ### Ajouter plusieurs membres à une chasse 1. Cochez les membres voulus. La barre d'actions apparaît en bas de l'écran. 2. Cliquez sur **Ajouter à une chasse**. 3. Dans la fenêtre « Ajouter à une chasse », cliquez sur la chasse voulue. Si la sélection contient au moins une fiche à ajouter, un message compte ce qui s'est passé, par exemple « 2 ajoutés à la chasse, 1 déjà inscrit, 1 ignoré (compte sans fiche). » Un membre déjà inscrit à cette chasse n'est pas ajouté une seconde fois. Un membre qui a un compte Mes Chasses mais aucune fiche dans le carnet ne peut pas être ajouté. La fenêtre l'indique avant le choix de la chasse, par un message qui commence par « 1 compte sans fiche sera ignoré ». Si tous les membres sélectionnés sont déjà inscrits, le message est « Déjà inscrits à cette chasse. » Si tous ont un compte sans fiche, le message commence par « Compte sans fiche : impossible à ajouter ». Dans les deux cas, personne n'est ajouté. Si la chasse est en brouillon, les personnes ajoutées sont inscrites mais reçoivent leur invitation à la publication de la chasse. Le message de résultat le rappelle. ### Imprimer et exporter 1. Ouvrez le menu **⋯**, à gauche du bouton **Ajouter**. 2. Cliquez sur **Imprimer la liste** ou sur **Exporter (CSV)**. **Imprimer la liste** télécharge un PDF « Liste des membres » avec une colonne « Signature » laissée vide, à parapher sur papier. **Exporter (CSV)** télécharge la liste. Si les cotisations sont activées, le fichier contient les colonnes `N°;Nom;Prénom;Email;Téléphone;Permis;IDGU;Validation;Assurance;Saison;Statut;CA;Fonction CA;Cotisation`. Sans cotisations, les colonnes Saison et Cotisation sont absentes. Le PDF et le CSV reprennent la vue, la recherche et le tri affichés à l'écran. Le même menu propose **Quitter l'équipe**, sauf à l'administrateur. ## Ce que montre la liste ### Sur mobile - Le badge d'accès affiche « Sans compte », « Invitation envoyée » ou le niveau du compte (« Administrateur », « Gestionnaire », « Actionnaire », « Membre »). Une fiche passée en Ancien affiche « Ancien membre ». - Un bouclier sur la photo signale un compte Mes Chasses. - Le badge de cotisation est une simple pastille. Pour ouvrir la cotisation, ouvrez la fiche du membre, puis touchez **Voir la cotisation**. Cette ligne n'apparaît que si les cotisations sont activées sur le territoire et si vous avez le droit de les voir. ### Sur le web - Le badge d'accès affiche « Sans compte », « Invitation envoyée », « Connecté », ou le niveau quand il est élevé (« Administrateur », « Gestionnaire », « Actionnaire »). - Un point vert sur les initiales signale un compte Mes Chasses. - Le badge de cotisation s'ouvre d'un clic sur la fiche de cotisation du membre, si vous avez le droit de voir les cotisations. - Le pied de liste indique le nombre de membres affichés et les places de votre formule, par exemple « 20 places sur votre forfait · 3 restantes ». ### Sur mobile et sur le web - Le badge de permis affiche « Permis OK » quand le numéro de permis, le numéro de validation et le numéro d'assurance sont tous les trois renseignés, « Permis incomplet » s'il en manque, « Sans permis » si rien n'est saisi, « Permis privé » pour une personne qui a un compte mais n'est plus membre active. Il vérifie que les champs sont remplis, pas les dates. Pendant un scan de validation, il affiche « Scan en cours », puis se met à jour tout seul. Si le scan échoue, il affiche « Scan échoué ». - Le badge de cotisation donne le statut de la saison en cours : « À jour », « À valider », « À encaisser » ou « Non réglée ». ## Bon à savoir - Pour un membre sans compte, décochez **Membre actif** dans sa fiche, sur mobile comme sur le web : la fiche passe en Ancien. Elle reste dans le carnet pour l'historique et ne compte plus dans votre quota. Pour supprimer la fiche, touchez **Supprimer la fiche** sur mobile (en bas de la fiche d'un membre sans compte, puis confirmez « Supprimer cette fiche ? »), ou cliquez sur **Retirer du carnet** sur le web (en bas de la fiche). - Sur le web, pour passer plusieurs membres en Ancien d'un coup, cochez-les, puis choisissez **Statut…** et Ancien. - Un membre dont le compte est actif ne peut pas passer en Ancien : **Membre actif** reste verrouillé. Retirez-le du territoire depuis sa fiche, avec le bouton **Retirer du territoire**, sur mobile comme sur le web. - Le quota compte les fiches actives du carnet, avec ou sans compte. Il est plafonné par votre formule : Découverte 2, Standard 20, Premium sans limite. Réactiver un ancien membre reprend une place. - L'IDGU (Identifiant Guichet unique) est un code permanent à 14 chiffres attribué à chaque chasseur. Si un ancien fichier portait un nombre à 14 chiffres dans la colonne Validation, c'était probablement l'IDGU : l'IDGU a sa propre colonne. ## En cas de problème - « Limite de membres atteinte pour ce territoire » : votre formule est pleine. Passez un membre en Ancien pour libérer une place, ou passez à une formule supérieure. - « Je ne vois pas l'onglet Membres » : il vous manque la permission « Voir l'équipe ». Sur le web, « Inviter des membres » suffit aussi. - « Je ne peux pas ouvrir la fiche d'un membre sur mon téléphone » : vous voyez l'équipe sans pouvoir la gérer. Les lignes sont alors en lecture seule. - « Je ne peux pas modifier le permis d'un membre » : ce membre a un compte Mes Chasses, son permis vient de son compte. Lui seul le met à jour. - « Je ne peux pas décocher Membre actif » : ce membre a un compte actif. Retirez-le du territoire pour en faire un ancien membre. ## Voir aussi - [Comment gérer les cotisations de votre territoire ?](article:comment-gerer-les-cotisations-de-votre-territoire) - [Comment gérer le permis d'un membre ?](article:comment-gerer-le-permis-dun-membre) - [Comment inviter des membres ?](article:comment-inviter-des-membres) - [Que faire quand un membre a deux fiches ?](article:que-faire-quand-un-membre-a-deux-fiches)