Comment gérer les cotisations de votre territoire ?

L'espace **Cotisations** de votre territoire sert à préparer les cotisations de chaque saison, fixer vos tarifs, noter qui a payé et attribuer les numéros de membre. Vos membres peuvent aussi adhérer eux-mêmes grâce au lien de cotisation, sans compte Mes Chasses. L'administrateur et les gestionnaires du territoire y ont toujours accès. Un actionnaire ou un membre y accède si vous lui donnez un droit dans les permissions du territoire, catégorie **Cotisations** : **Voir les cotisations** pour consulter, **Gérer les cotisations** pour régler les tarifs, ouvrir ou clôturer la saison, encaisser, valider, relancer et corriger. Seuls l'administrateur et les gestionnaires peuvent activer ou désactiver les cotisations. **Voir en vidéo : cotisations et membres sans compte (2 min 16)** https://youtu.be/lc57_4jkCs0 ## Sur mobile ### Ouvrir l'espace Cotisations 1. Onglet **Domaines**, touchez votre territoire. 2. Rubrique « Administration », touchez **Cotisations**. 3. Choisissez l'onglet **Suivi**, **Réglages** ou **Lien**. La saison en cours est choisie par défaut : changez-la avec le champ **Saison** (dans **Réglages**, touchez le titre de la saison). ### Activer les cotisations 1. Ouvrez **Cotisations**. 2. Touchez **Activer les cotisations**. ### Préparer et ouvrir la saison 1. Onglet **Réglages**, touchez **Préparer les cotisations**. 2. Rubrique « Calendrier », touchez **Ouverture** et **Date limite** pour fixer des dates, si vous le souhaitez. 3. Rubrique « Adhésion en ligne », touchez **Moyens de paiement** et cochez Espèces, Chèque ou Virement. 4. Ajoutez au moins un tarif (voir ci-dessous). 5. Dans la carte de la saison, en haut, touchez **Ouvrir les cotisations**. Chaque changement s'enregistre aussitôt, sans bouton **Enregistrer**. Tant que la saison est en brouillon, la carte du haut liste ce qui manque : « Au moins un tarif actif », « Un moyen de paiement » si un tarif est payant. Le bouton **Ouvrir les cotisations** reste grisé tant qu'il manque l'un des deux. ### Clôturer ou rouvrir la saison 1. Onglet **Réglages**, tout en bas, touchez **Clôturer les cotisations**. 2. Confirmez avec **Clôturer**. La page en ligne n'accepte plus d'adhésion ; le bureau peut toujours encaisser. 3. Pour rouvrir la saison, touchez **Rouvrir les cotisations** dans la carte du haut. Pour la remettre en brouillon, touchez **Repasser en brouillon** tout en bas. ### Choisir la numérotation des membres 1. Onglet **Réglages**, rubrique « Numérotation », touchez **N° de membre**. 2. Touchez **Change chaque saison** ou **Reste le même**. ### Ajouter un tarif 1. Onglet **Réglages**, rubrique « Tarifs », touchez **Ajouter un tarif**. 2. Renseignez le **Nom du tarif** et le **Montant (€)**. Mettez 0 pour une adhésion gratuite. 3. Ajoutez une **Description** si utile, et activez **Permis de chasser exigé** si le tarif est réservé aux titulaires d'un permis. 4. Pour un tarif à 0 €, l'interrupteur **Valider automatiquement (tarif gratuit)** apparaît. Activez-le si les demandes sur ce tarif doivent être « À jour » tout de suite, sans votre validation. 5. Touchez **Enregistrer**. Touchez un tarif pour le modifier, puis **Désactiver ce tarif** ou **Supprimer ce tarif**. ### Joindre le règlement intérieur 1. Onglet **Réglages**, rubrique « Adhésion en ligne », touchez **Règlement intérieur**. 2. Touchez **Joindre un PDF** (10 Mo au plus). La même feuille propose **Remplacer le PDF** et **Retirer**. ### Partager le lien de cotisation 1. Onglet **Lien**. 2. Touchez **Partager** ou **Copier**. Pour une affiche avec le QR code, touchez **Imprimer l'affiche**. Si le lien a circulé hors du territoire, touchez **Régénérer le lien**, puis **Régénérer**. ### Encaisser une cotisation 1. Onglet **Suivi**, touchez la ligne du membre. 2. Dans la feuille « Encaisser », choisissez le **Tarif** et le **Moyen**. 3. Laissez **Reçu maintenant** activé si vous avez l'argent. Désactivé, la cotisation passe « À encaisser ». 4. Remplissez **Montant reçu (€)** seulement s'il diffère du tarif, et une **Note** si besoin. 5. Touchez **Enregistrer**. ### Marquer reçu un règlement attendu 1. Onglet **Suivi**, touchez la ligne du membre « À encaisser ». 2. Touchez **Marquer reçu**. La cotisation passe « À jour ». ### Valider ou refuser une adhésion 1. Onglet **Suivi**, touchez **Voir les adhésions à valider**. 2. Touchez la ligne de la personne. 3. Touchez **Valider l'adhésion**, saisissez si vous le voulez le **N° de membre (facultatif)**, puis **Valider l'adhésion**. 4. Ou touchez **Refuser l'adhésion**, indiquez un **Motif (facultatif)**, puis **Refuser l'adhésion**. ### Relancer les membres 1. Onglet **Suivi**. 2. Pour tous les membres « Non réglée », touchez **Relancer les non réglés**. Pour un seul membre, touchez sa ligne, puis **Relancer** dans la feuille « Encaisser ». 3. Ajoutez si vous voulez un **Mot du bureau (facultatif)**, puis touchez **Envoyer**. ### Corriger, annuler ou changer le numéro 1. Onglet **Suivi**, touchez la ligne d'un membre qui a une cotisation. 2. Dans la feuille « Cotisation », choisissez le bon tarif dans **Corriger le tarif**, puis **Appliquer le tarif**. 3. Pour le numéro, modifiez **N° de membre**, puis **Enregistrer le n°**. 4. Pour annuler, touchez **Annuler la cotisation**, puis confirmez. ### Désactiver les cotisations 1. Onglet **Réglages**, tout en bas, touchez **Désactiver les cotisations**. 2. Confirmez avec **Désactiver les cotisations**. ## Sur le web ### Ouvrir l'espace Cotisations 1. Cliquez sur **Domaines** dans le menu, puis sur votre territoire. 2. Dans le menu du territoire, rubrique « Administration », cliquez sur **Cotisations**. 3. Choisissez **Suivi**, **Réglages** ou **Lien**. Le sélecteur de saison est à droite ; la saison en cours est choisie par défaut. ### Activer les cotisations 1. Ouvrez **Cotisations**. 2. Cliquez sur **Activer les cotisations**. ### Préparer et ouvrir la saison 1. Onglet **Réglages**, cliquez sur **Préparer les cotisations**. La carte de la saison apparaît, en « Brouillon ». 2. Renseignez si vous le souhaitez **Ouverture le** et **Date limite**. 3. Dans « Moyens acceptés en ligne », cochez Espèces, Chèque ou Virement. 4. Cliquez sur **Enregistrer**, en bas à droite de la carte. 5. Ajoutez au moins un tarif (voir ci-dessous). 6. Cliquez sur **Ouvrir les cotisations**, en bas à gauche de la carte. ### Clôturer ou rouvrir la saison 1. Onglet **Réglages**, en bas à gauche de la carte de la saison, cliquez sur **Clôturer les cotisations**. 2. La saison clôturée n'accepte plus d'adhésion en ligne ; le bureau peut toujours encaisser. Pour la rouvrir, cliquez sur **Ouvrir les cotisations** au même endroit. Pour la remettre en brouillon, cliquez sur **Repasser en brouillon**. ### Choisir la numérotation des membres 1. Onglet **Réglages**, carte « N° de membre ». 2. Choisissez **Change chaque saison** ou **Reste le même**. ### Ajouter un tarif 1. Onglet **Réglages**, carte « Tarifs », cliquez sur **Ajouter un tarif**. 2. Renseignez le **Nom du tarif** et le **Montant (€)**. Mettez 0 pour une adhésion gratuite. 3. Ajoutez une **Description** si utile, et cochez **Permis de chasser exigé** si besoin. 4. Pour un tarif à 0 €, l'interrupteur **Valider automatiquement (tarif gratuit)** apparaît. Activez-le si les demandes sur ce tarif doivent être « À jour » tout de suite, sans votre validation. 5. Cliquez sur **Enregistrer le tarif**. Sur la ligne d'un tarif : **Modifier**, **Désactiver** (ou **Réactiver**) et **Supprimer**. ### Joindre le règlement intérieur 1. Onglet **Réglages**, carte « Règlement intérieur », cliquez sur **Joindre un PDF** (10 Mo au plus). 2. Plus tard, utilisez **Remplacer** ou **Retirer**. ### Partager le lien de cotisation 1. Onglet **Lien**. 2. Cliquez sur **Copier le lien** ou **Partager**. Pour une affiche avec le QR code, cliquez sur **Imprimer l'affiche**. Si le lien a circulé hors du territoire, cliquez sur **Régénérer le lien**, puis **Régénérer**. ### Encaisser une cotisation 1. Onglet **Suivi**, cliquez sur **Encaisser** sur la ligne du membre. 2. Choisissez le **Tarif** et le **Moyen**. 3. Laissez **Reçu maintenant** coché si vous avez l'argent. Décoché, la cotisation passe « À encaisser ». 4. Remplissez **Montant reçu (€)** seulement s'il diffère du tarif, et une **Note** si besoin. 5. Cliquez sur **Enregistrer**. ### Marquer reçu un règlement attendu 1. Onglet **Suivi**, repérez la ligne du membre « À encaisser ». 2. Cliquez sur **Marquer reçu** sur cette ligne. La cotisation passe « À jour ». ### Valider ou refuser une adhésion 1. Onglet **Suivi**, filtre **À valider**. 2. Sur la ligne, cliquez sur **Valider**, saisissez si vous le voulez le **N° de membre (facultatif)**, puis **Valider l'adhésion**. 3. Ou cliquez sur **Refuser**, indiquez un **Motif (facultatif)**, puis **Refuser l'adhésion**. ### Relancer les membres 1. Onglet **Suivi**. 2. Cliquez sur **Relancer** sur la ligne d'un membre, ou sur **Relancer les non réglés** pour tous. 3. Ajoutez si vous voulez un **Mot du bureau (facultatif)**, puis cliquez sur **Envoyer**. ### Agir sur plusieurs membres à la fois 1. Onglet **Suivi**, cochez les lignes voulues (ou la case en haut de la colonne pour toute la liste affichée). 2. Dans la barre qui apparaît, cliquez sur **Relancer**, **Encaisser** ou **Marquer reçu**. **Encaisser** demande un tarif et un moyen, et enregistre chaque cotisation comme reçue au montant du tarif. Les actions groupées existent seulement sur le web, pour 200 membres au plus. ### Corriger, annuler ou changer le numéro 1. Onglet **Suivi**, cliquez sur la ligne du membre. La fenêtre « Cotisation de » s'ouvre. 2. Choisissez le bon tarif dans **Corriger le tarif**, puis **Appliquer**. 3. Modifiez le **N° de membre**, puis **Enregistrer**. 4. Pour annuler, cliquez sur **Annuler la cotisation**, puis confirmez. ### Désactiver les cotisations 1. Onglet **Réglages**, tout en bas, cliquez sur **Désactiver les cotisations**. 2. Confirmez. ## Ce que voit le membre Le lien de cotisation ouvre une page dans le navigateur. Elle ne se déroule pas de la même façon selon que la personne est connectée à son compte Mes Chasses ou non. Sur mobile, un membre du territoire passe par la carte **Ma cotisation**. ### Membre sans compte, sur la page du lien 1. Elle donne son prénom, son nom et son email (le téléphone est facultatif). 2. Elle choisit son tarif. Si le tarif exige un permis, elle renseigne au moins son numéro de permis. 3. Elle accepte le règlement intérieur, s'il y en a un. 4. Elle choisit son moyen de paiement parmi ceux que vous avez cochés. 5. Elle clique sur **Envoyer ma demande**. Un récapitulatif part par email. Pour un virement, l'IBAN du territoire et une référence de virement s'affichent une fois la demande envoyée. Demandez à vos membres de recopier cette référence dans le libellé. Si le territoire n'a pas d'IBAN, la page indique « Le bureau vous communiquera ses coordonnées bancaires. » ### Membre connecté, sur le web 1. Ouvrez le lien de cotisation en étant connecté à votre compte. Vos coordonnées ne sont pas demandées. 2. Choisissez votre tarif. 3. Si le tarif exige un permis et que le vôtre n'est pas enregistré, cliquez sur **Renseigner mon permis** : vous le renseignez dans « Mon permis », puis vous revenez sur la page. 4. Acceptez le règlement intérieur, s'il y en a un. 5. Pour un tarif payant, choisissez votre moyen de paiement. 6. Cliquez sur **Envoyer ma demande**. ### Membre connecté, sur mobile 1. Onglet **Domaines**, ouvrez le territoire. 2. Touchez la carte **Ma cotisation**. 3. Choisissez votre **Tarif**. 4. Si le tarif exige un permis et que le vôtre n'est pas renseigné, touchez **Compléter mon permis**, puis revenez sur l'écran : il se met à jour tout seul. 5. Acceptez le règlement intérieur, s'il y en a un. 6. Pour un tarif payant, choisissez votre **Moyen de paiement**. 7. Touchez **Envoyer ma cotisation**, ou **Confirmer mon adhésion** pour un tarif gratuit. L'écran « Demande envoyée » s'affiche, et un récapitulatif part par email. ### Tarif gratuit Un tarif gratuit ne demande pas de moyen de paiement. Sa demande est « À valider » : le bureau la valide comme les autres, sauf si le tarif a l'interrupteur **Valider automatiquement (tarif gratuit)** activé. La cotisation est alors « À jour » dès l'envoi. ### Ce que reçoit le bureau Le bureau reçoit l'alerte « Adhésion à valider » pour une demande à valider, et « Cotisation à encaisser » pour un règlement hors carte à encaisser. Une demande sur un tarif gratuit validé automatiquement ne déclenche aucune alerte. ### Ce que reçoit le membre Quand le bureau enregistre un paiement reçu, ou marque un règlement attendu comme reçu, le membre dont la fiche est reliée à un compte reçoit une notification : « Cotisation 2026-2027 réglée » (avec la saison concernée). Son texte : « ACCA du Bois-Joli a bien reçu votre paiement de 30,00 € pour la cotisation 2026-2027. » (avec le nom du territoire, le montant et la saison). Elle arrive aussi dans la cloche de l'application, mais jamais par email. Elle ne part pas pour une fiche sans compte, ni pour un paiement à 0 €, ni pour le membre du bureau qui enregistre son propre paiement. Le membre peut couper l'envoi sur son téléphone dans ses réglages de notifications ; la cloche la garde. ### Territoire fermé Si le propriétaire du territoire a demandé la suppression de son compte, la page du lien de cotisation affiche « Territoire fermé » et « Ce territoire n'accepte plus de nouveaux membres. ». Aucune adhésion ne peut plus être envoyée. ## La carte de membre Une cotisation « À jour » donne une carte de membre : territoire, nom, saison, tarif, numéro de membre s'il existe, et un QR code. ### Ouvrir votre carte sur mobile 1. Onglet **Compte**, touchez **Paiements**. 2. Rubrique « Mes cotisations », touchez la ligne de la cotisation « À jour ». ### Ouvrir votre carte sur le web 1. Ouvrez votre compte, onglet **Paiements**. 2. Section « Mes cotisations », cliquez sur **Voir ma carte**. Le QR code ouvre une page de vérification dans le navigateur. Elle montre seulement le nom, le territoire, la saison et si la personne est à jour, avec l'heure de la vérification. L'état est relu à chaque scan. Une cotisation « À encaisser » ou « À valider » n'a pas encore de carte. Une cotisation annulée perd sa carte : le QR déjà partagé affiche alors « Pas à jour de cotisation pour cette saison ». La carte d'une saison passée reste consultable avec la mention « Saison 2025-2026 terminée » (avec la saison concernée). Une saison se termine le 30 juin. Une cotisation réglée d'avance pour la saison suivante donne une carte, mais la page du QR affiche « Pas à jour de cotisation pour cette saison » jusqu'au 1er juillet, début de cette saison. ## Bon à savoir - Les quatre statuts : « À jour », « À encaisser » (règlement noté, argent pas encore reçu), « Non réglée » et « À valider ». - « À valider » concerne les nouvelles inscriptions, les anciens membres qui reviennent après avoir été retirés ou refusés, et toute demande sur un tarif à 0 € qui n'est pas validé automatiquement. Valider rend la fiche active et, si la personne a un compte, la fait membre du territoire. - **Valider automatiquement (tarif gratuit)** se règle dans le formulaire d'un tarif, sur mobile comme sur le web. Il n'existe que pour un tarif à 0 €, et il est désactivé par défaut. Si vous passez ce tarif à un montant payant, le réglage est retiré. Il ne change pas les demandes déjà envoyées : celles qui attendent restent « À valider ». - Refuser annule la déclaration de paiement et supprime la fiche créée par cette demande. Une somme déjà reçue (après un refus ou une annulation) reste comptée dans « Encaissé hors carte » et la ligne affiche « À rendre » : le remboursement se fait hors de l'application. - Le statut et les dates comptent pour le lien : vos membres envoient leur cotisation seulement si elle est ouverte, jusqu'à la date limite incluse. Le bureau peut encaisser à tout moment, même en brouillon ou clôturée. - Le lien ne suit pas le sélecteur de saison : il mène aux cotisations ouvertes de la saison en cours ou de la suivante. - Le paiement par carte bancaire n'est pas proposé pour les cotisations. - Un tarif déjà utilisé ne se supprime pas : désactivez-le. Il n'est plus proposé, et les cotisations existantes le gardent. - Sur une cotisation déjà réglée, le nouveau tarif doit valoir le montant reçu. Sinon, annulez la cotisation puis encaissez-la à nouveau. - **N° de membre** : « Change chaque saison » (saisi à chaque adhésion) ou « Reste le même » (repris de la saison précédente). Ce réglage vaut pour toutes les saisons du territoire. Le numéro de la saison en cours est aussi celui du carnet des membres : modifier l'un met l'autre à jour. - Les relances ne partent jamais toutes seules. Seul un membre actif « Non réglée » peut être relancé, au plus une fois par jour et 5 fois par saison, et seulement pour la saison visée par le lien, ouverte, jusqu'à la date limite incluse. - Un membre avec compte reçoit une notification et un email, selon ses préférences. Sans compte, il reçoit l'email si sa fiche en porte un. Il peut y répondre : sa réponse arrive à la personne du bureau qui a relancé. Ne mettez aucune information personnelle dans le mot du bureau (500 caractères au plus). - Sous le nom d'un membre, « Relancé le 03/10 » donne la dernière relance, « Sans contact » signale une fiche sans compte ni email. - Désactiver n'efface rien : saisons, tarifs, cotisations et lien reviennent tels quels à la réactivation. Les demandes en cours sont mises en pause, le lien affiche « Lien expiré », et vos membres gardent leurs cotisations passées et leur carte dans leur profil. - Dans le carnet des membres, la colonne Cotisation affiche le statut de la saison en cours. ## En cas de problème - « Je ne vois pas Cotisations dans mon territoire » : les cotisations ne sont pas activées, ou vous n'avez pas le droit de les voir. Demandez à l'administrateur. - « Préparez d'abord les cotisations de la saison dans Réglages. » : rien n'est préparé pour la saison choisie. Touchez ou cliquez sur **Préparer les cotisations** dans **Réglages**. - « Les cotisations sont désactivées sur ce territoire. » : l'administrateur ou un gestionnaire doit les réactiver dans **Cotisations**. - « Ce membre a des cotisations enregistrées : désactivez-le plutôt. » : une fiche qui porte un paiement ne se supprime pas. Passez-la en Ancien dans le carnet des membres. - « Lien expiré » : le lien a été régénéré, ou les cotisations sont désactivées. Envoyez le lien affiché dans l'onglet **Lien**. - Un membre ne peut pas envoyer sa cotisation : vérifiez dans **Réglages** que les cotisations sont ouvertes, que la date limite n'est pas passée et qu'un moyen autre que la carte est coché. - « La cotisation d'un membre sur un tarif gratuit reste À valider » : le tarif n'est pas validé automatiquement. Validez la demande dans l'onglet **Suivi**. Pour les demandes suivantes, activez **Valider automatiquement (tarif gratuit)** dans le tarif. Sur mobile : onglet **Réglages**, rubrique « Tarifs », touchez le tarif. Sur le web : onglet **Réglages**, carte « Tarifs », cliquez sur **Modifier** sur la ligne du tarif. - « Territoire fermé » sur la page du lien : le propriétaire du territoire a demandé la suppression de son compte. Le territoire n'accepte plus de nouveaux membres : aucune adhésion ne peut être envoyée. - « Trop de tentatives. Réessayez plus tard. » : la page limite les envois répétés. Il suffit de patienter. - Le bouton **Relancer** est grisé : le membre a été relancé il y a moins de 24 h ou a reçu ses 5 relances de la saison. Sur le web, la raison s'affiche au survol ; sur mobile, sous le bouton. - « Les relances partent seulement pour la saison visée par le lien de cotisation. » : choisissez la saison que vise le lien. - « La limite de membres de votre formule est atteinte. Augmentez la formule, puis validez. » : l'adhésion reste à valider. Changez de formule, puis validez. - Un membre dit n'avoir rien reçu : regardez si sa ligne affiche « Sans contact », et demandez-lui de vérifier ses courriers indésirables et ses réglages de notifications. ## Voir aussi - [Comment gérer le carnet des membres de votre territoire ?](article:comment-gerer-le-carnet-des-membres-de-votre-territoire) - [Comment comprendre les rôles et permissions ?](article:comment-comprendre-les-roles-et-permissions) - [Les formules et les quotas](article:les-formules-et-les-quotas) - [La saison de chasse](article:la-saison-de-chasse)